C’est le moment de la panique. Votre patron vous a demandé de planifier un événement. Votre entreprise n’a pas d’équipe chargée de l’événement, donc tout dépend de vous.
Ne vous inquiétez pas. Vous pouvez totalement le faire. Et nous sommes là pour vous aider. Ce guide sur la façon de planifier un événement contient tout ce dont vous avez besoin pour commencer.

Déterminez vos objectifs et le calendrier de l’événement

La planification d’un événement est une entreprise colossale. Avant d’aller trop loin, réfléchissez à la raison pour laquelle vous souhaitez l’héberger. Cherchez-vous à élargir votre clientèle? Générer des revenus de vente? Éduquer les clients? Recruter de nouveaux employés?
Vous pouvez même vous rendre compte qu’un événement n’est pas le meilleur choix pour votre objectif. Après tout, seulement 49% des entreprises utilisent le marketing événementiel comme canal dans leur campagne de marketing multicanal.

Si vous êtes prêt à aller de l’avant avec un événement, développez votre objectif pour spécifier vos participants cibles. Par exemple, un événement avec un objectif d’engagement ciblerait les prospects en haut de l’entonnoir.

Ces déterminations dicteront beaucoup de vos décisions par la suite.C’est également le bon moment pour définir la chronologie de votre événement. Cela vous aidera à déterminer le temps dont vous disposez pour chacune des étapes suivantes.Vous ne souhaitez pas choisir une date à laquelle il y a beaucoup d’autres conférences dans votre secteur cible pour plusieurs raisons:

  • Augmentation des prix de location
  • Diminution du taux de participation
  • Plus difficile à se démarquer
  • Faites quelques recherches pour savoir quand se déroulent la majorité des événements dans votre secteur et choisissez une date en dehors de ce domaine.
  • Vous devez également vous assurer de définir la date suffisamment loin pour que tout soit fait sans épuisement.

Établissez un budget pour votre événement

C’est la partie la moins glamour de tout le shebang, mais vous devez comprendre comment vous payez pour tous les trucs amusants (nourriture, haut-parleurs, butin, canons à confettis). Les événements peuvent, après tout, devenir assez coûteux.

Bizzabo rapporte que, pour les entreprises qui ont accueilli des événements, 21% de leurs budgets marketing étaient consacrés à ces événements. Il est important d’allouer correctement vos ressources.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification de votre budget événementiel:

  • Logistique de l’événement (taille, durée, lieu, personnel, expédition)
  • Besoins logiciels (des outils de niche pour l’affichage numérique au logiciel de gestion d’événements nécessaire)
  • Expérience des nécessités (restauration, équipement A / V, décorations)
  • Commodités (par exemple, offres de bien-être, adoptions de chiens, sacs à cadeaux, etc.)
  • Dépenses supplémentaires (vous voulez toujours une marge de manœuvre)

Une fois que vous avez déterminé exactement combien tout cela va coûter, vous êtes prêt à faire une analyse de rentabilisation pour savoir où va tout cet argent.

Trouvez votre lieu idéal pour votre événement

Si vous organisez un événement plus important, vous devrez sélectionner la ville dans laquelle vous prévoyez d’accueillir. Si vous organisez un événement local plus petit, c’est moins un problème. Quoi qu’il en soit, planifiez un événement facilement accessible à la majorité de vos consommateurs, prospects et public cible.

Une fois l’emplacement général défini, il est temps de choisir le lieu spécifique.Créez une liste restreinte de lieux que vous souhaitez explorer en fonction des lieux d’événements populaires de la région, des références d’autres entreprises et des publications commerciales locales. Vérifiez le lieu et / ou leur société de portefeuille autant que vous le pouvez par vous-même, puis planifiez des visites des lieux qui survivent sur votre liste.

Voici quelques questions à vous poser ainsi qu’aux vendeurs que vous rencontrez lors de ces visites:

  • De combien de pièces (grandes et petites) aurez-vous besoin?
  • À quelle distance est-il de l’aéroport?
  • À quelle distance est-il de plusieurs hôtels?
  • Le lieu a-t-il déjà conclu un accord avec une entreprise de restauration?
  • Quel équipement A / V est inclus dans la location?
  • Quelle est leur politique de sécurité?
  • Quels équipements offrent-ils?